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Grundlage der Bedarfsplanung in Deutschland ist das Verhältnis der Zahl der Vertragsärzte bezogen auf die Zahl der Einwohner in einem bestimmten Planungsbereich. Diese Verhältniszahlen werden für alle Facharztgruppen getrennt ermittelt. Seit November 2010 fließt in die Berechnung zusätzlich ein sogenannter Demografiefaktor ein, der auch die Altersstruktur der Bevölkerung mit berücksichtigt.
Liegt in einem Planungsbereich eine Überversorgung vor, können die Landesausschüsse der Ärzte und Krankenkassen räumlich begrenzte und arztgruppenspezifische Zulassungsbeschränkungen anordnen beziehungsweise bei Wegfall der Überversorgung wieder aufheben.
Ist der Versorgungsgrad um zehn Prozent größer als durch die Verhältniszahl vorgesehen, besteht Überversorgung (Überschreitung der 110-Prozent-Grenze). Der Planungsbereich wird gesperrt. Diese Sperrung wird spätestens nach sechs Monaten überprüft.
Sinkt in einem bereits gesperrten Planungsbereich der Versorgungsgrad unter die 110-Prozent-Grenze, wird die Zulassungsbeschränkung teilweise wieder aufgehoben. Neuzulassungen sind dann wieder möglich (sog. partielle Entsperrung). Dies gilt aber nur für die Arztgruppe, für die sich der Versorgungsgrad geändert hat.
Liegt der Versorgungsgrad in einem Bereich unter der 110-Prozent-Grenze, besteht keine Zulassungsbeschränkung. Dann ist eine freie Niederlassung für beliebig viele Ärzte möglich.
Mit dem Vertragsarztrechtsänderungsgesetz wurde eine Sonderregelung für den Fall des lokalen Versorgungsbedarfs eingeführt. Insbesondere in großräumigen Landkreisen kann es aufgrund der ungleichen Verteilung der Ärzte teilweise sogar in rechnerisch überversorgten Planungsbereichen an einzelnen Orten eine Unterversorgungssituation geben. In diesen Fällen kann ergänzend zu bereits bestehenden Möglichkeiten (z.B. Sonderbedarfszulassungen) der derzeit maßgebliche Umfang der Leistungsbegrenzung erhöht werden. Die Umfangserweiterung ist entsprechend dem lokalen Versorgungsbedarf angemessen zu erhöhen; sie ist wieder zu reduzieren, sobald ein lokaler Versorgungsbedarf nicht mehr besteht.
Der G-BA hat im Jahre 2010 mit Blick auf den steigenden Anteil älterer Menschen in der Bevölkerung einen zusätzlichen Demografiefaktor in die ärztliche Bedarfsplanung eingebaut. Er wird nur dort berücksichtigt, wo für bestimmte Arztgruppen eine über dem Bundesdurchschnitt liegende erhöhte Inanspruchnahme in einem Planungsbereich zu verzeichnen ist .
Auf Basis der Abrechnungsstatistiken der Kassenärztlichen Bundesvereinigung aus den letzten vier Quartalen wird für jede Arztgruppe der Leistungsbedarf der unter 60-Jährigen und der über 60-Jährigen ermittelt. Dieser Bedarf wird zur statistisch ermittelten Wohnbevölkerung dieser Altersgruppen im Planungsbereich ins Verhältnis gesetzt.
Die Berechnungen für den Demografiefaktor werden einmal jährlich von den regionalen Kassenärztlichen Vereinigungen durchgeführt und regelmäßig auf ihre Auswirkungen hin untersucht.